【もう悩まない】セミナー報告書の書き方を解説!

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社会人であれば社内研修や社外でのセミナーを年に数回受ける機会があると思います。
受講後にレポートを提出する会社がほとんどかと思いますが、慣れていなければ初めのうちは戸惑ってしまうことも。

インターネットで検索して書式をダウンロードしてみようとしたり、社内で過去の研修報告書を検索かけてみたり、
そこで見つけた報告書を見ても、何だかイマイチ切れ味が悪い気がして物足りないことがあります。

本記事では報告書の書き方のポイント、文章の構成について解説します。
ポイントを掴んで、効率よく書き上げましょう。

何のためのセミナーなのか?

あなたが参加したセミナーは何のためのセミナーでしたか?
社内研修、社外研修、自身が興味のあるセミナーなど誰のためなのか、何のためなのかで報告書の書き方も様式も、まとめ方も違ってきます。
どんなポイントがあるのかをまとめます。

新入社員研修の場合

新入社員はもちろん、中途採用や新しい部署に配属された場合も社内研修後に報告書の提出を求められることが多いでしょう。
新入社員研修の場合は、3つのポイントをおさえましょう。

  • 何を学び
  • どんな知識を得て
  • それを今後どう実践して会社に貢献していくか

会社が求めているのは「即戦力」です。その意図をくみ何に取り組んでいくのかを”所感”で掲げましょう。

社内研修や社外セミナーの場合

業務の一貫として研修に参加するわけですから、会社に報告書を提出するのは当然ですね。

研修で渡される資料をそのまま回覧するだけでも良いのかもしれませんが、あなたがその研修で「何を学んだのか」、「何に気づきがあったのか」は参加したあなただけにしかわかりません。

添付資料を読み上げるだけの研修はあまりないはずです。講師の方が何かしら注意点として、記載されていない何点かを挙げることもありますし、業務に関わる実例に落とし込んで解説してくれることもあるでしょう。
それをその場でメモして報告書に記載すれば、研修を受けたあなただけではなく、社内や課内で共有できます。
同じ研修に課内から何人も参加しなくて良くなるのです。

新入社員研修のレポートとの違いは、学んだことによって、現状抱えている課題や問題がどんなふうに改善できるかの”気づき”の部分が重要になります。

個人のためなら書式は不要

個人で興味のあることやスキルアップのためにセミナーに参加する場合、報告書は求められませんよね。提出する対象が自分自身ですから。
しかし『忘却曲線』をご存知ですか?人間は驚くほどすぐに忘れる生き物ですから、せっかく学んだ事の要点をまとめて残しておく必要があります。
全て覚えることは不可能ですので、「これは見たことがある」ということを脳内に記憶だけでも刷り込んで置く必要があります。
格納しておけば必要な時に取り出せば良いだけです。

報告書を書きやすくするセミナーの受け方のコツは?

研修やセミナーを受ける時にどのように受講すると資料をまとめやすいのか興味があります。
基本的にはノートにペンを使ってまとめますが、パソコンを使用する、など方法は何個も思いつきます。
方法論は別にして、どんな心構えで受講する必要があるかを考えていきます。

全てメモする必要なし

セミナー講師はレジュメに沿った内容でセミナーを進行しますが、配布資料そのものや、資料情報を補足する形でプロジェクターを使うことがあります。
その際、講師が話していることや映し出されたデータを全てメモする必要はありません。
そもそも、その時の説明資料があなたの手元にありますので、資料に書いていない補足部分をメモすれば良いですし、資料にないデータや画像はスマホのカメラで撮影(撮影可能か要確認)しておけば良いです。

後で見返したときに、資料と重複する内容のメモは自分自身にとっても邪魔で要点がずれます。
なるべく同じような内容はメモせずに、わかりやすくまとめることを意識します。

構造化してメモする

講師の話や説明資料との構造的な繋がりがわかるようにすることが必要です。
「構造化」や「ピラミッド構造」などまとめ方や言葉はいくらでもありますが、前後の繋がりや「もれなくかぶりなく」説明をまとめるためにこのような手法を使います。
ただのメモが添付資料として変身します。

マインドマップ風にまとめる

マインドマップ風やピラミッド構造でまとめると、後から自分で見たときでも話のつながりや重要なポイント、確認するべきことがわかりやすくなります。
会社の上司や同僚に見せるときでも、繋がりがわかります。
報告書の添付資料としてそのまま使えるので、あなたの書類作成時間短縮につながります。

報告書の書式

日々の仕事が忙しいため、どうにか省力化したいと考えると思います。それは良いことです。
不要な仕事は減らせれば作業効率が上がります。
セミナーの報告書はどうすれば手間が省けて、より良い報告書が提出できるのかを考えています。

報告書の目的を考える

報告書を作成する目的は何が考えられるでしょうか。

  • 自分の頭の中を整理する
  • セミナーの内容を社内で共有する

とりあえず受けてきた証拠としてボリュームを増す必要はありません。むしろ読み手の負担にならないよう、ダラダラと長く書かないことです。
会社があなたにセミナーを受講させる理由は「会社の利益を上げる」ためです。それをよく理解して、感想文ではなく、セミナーでは何に気づき、そして明日から何を実行していくのかを簡潔にまとめることが重要です。

添付資料の丸写しは不要

ボリュームが少ないとよろしくないのではないか?と考えて、添付資料を丸写しにすることがあります。
添付する資料なら、それを見れば良いので丸写しにする必要はありません。
同じことを報告書に記載しても誰も読みませんし、あなたが報告書を作成する時間の無駄になります。
以前の他の報告書を使用する際は、丸写しするのではなく訂正する箇所は直して使わないとコピペがバレてしまいます。

報告書内容の形式

報告書に記載する内容としては以下の構成になります。
・提出日
・提出先宛名
・セミナー参加日時
・セミナー名、講師名
・セミナー参加者、氏名
・場所
・概要
・所感
・添付資料
概要はわかりやすくまとめて抜粋します。

所感は、”感想”ではありません。「とても良かった」というふうに感情にフォーカスするのではなく、気づきに対してどんな反省点がありこれから何に取り組んで改善していくのかを報告しましょう。

添付資料として何をもらったのかも記載しておくと後から見る方でもわかりやすいです。
添付し忘れたり、抜けていることは参加したあなたしか知りません。
それが一番見てもらいたい資料だったとしても報告書を共有する方々はわからないのです。
そこにあなたがセミナー中にまとめたマインドマップを添付してあげたらわかりやすくまとめられていると判断してくれます。
マインドマップを作成したら、セミナー概要をまとめる際も時間短縮できるので他の仕事に移れますね。

以前のフォーマットを使う

自分でフォーマットを作ることは面倒だと感じますよね。
会社の上司に提出する報告書だと決まりがあったり、右揃え・中央揃えなどなんだか面倒です。
そこで共有フォルダの中を検索して、何かないかと探して見ますよね。
似たような研修やセミナーの報告書を見つけたとしても注意が必要です。
日付の年を修正し忘れたり、宛先の課長が以前の方だったり、チェック漏れに気をつける必要があります。
せっかくマインドマップなどで構造化して、わかりやすくまとめられていてもひとつのチェック漏れで報告書が台無しになりかねません。
フォーマットを流用する際は注意が必要です。

まとめ

仕事としての研修やセミナー受講の場合は、ほぼ報告書の作成が必要と心得て参加しましょう。何も言われなかったからと油断していると後から提出指示が来るなんてこともあります。報告書の判断をすることも上司の仕事ですので、レポートを作りたくないからといって勝手に判断しないようにしましょう。

セミナー中のメモで、マインドマップや構造化することを意識しながら聞いていれば悩まなくてもそのまま添付資料としてメモをつけられるので便利です。

以前の報告書のフォーマットを使うこともよくありますが、年度や宛名を間違わないようにチェックすることを忘れずに。
去年の資料だったり、上司が変わっていたりなど注意が必要ですよ。

ぜひ会社指示のセミナー以外にも、報告書が不要の自分が楽しめそうなセミナーに参加してみてくださいね。

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